高效率的時間管理工具

高效率的時間管理工具

課程背景：

人生最寶貴的兩項資產：一是頭腦，一是時間。

隨著現代生活與工作節奏的加快，時間已經成為極其寶貴的資源。很多人總感覺時間不夠用。現實工作中，有些管理者越來越忙，各種會議、應酬應接不暇，甚至力不從心，疲憊不堪！善于安排利用時間的人，工作輕松、生活有序。因此，時間管理水平高低，決定管理者工作的成敗。時間運用的效率決定生命的品質！

與此同時，在上級的“保姆式”襁褓之下，員工越來越像“嬰兒”，責任心卻越來越差，缺乏工作動力，導致整個部門工作效率日漸低下。因此，如何進行系統的高效時間管理已經成為現代管理者的必修課程。

時間管理并不是要把所有事情做完，而是要在合理的時間做合適的事情，以期取得最佳的工作價值。時間管理的目的除了要決定管理者該做些什么事情之外，另一個很重要的目的也是決定什么事情不應該做。時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性，透過事先的計劃，作為一種提醒與指引。

本課程將幫助管理者最大限度地利用時間，并由此提升個人工作效率和有效性。管理者將學會判斷哪些工作是最重要的，哪些是不重要的，并且根據優先程度進行處理。將學會發現如何才能將時間集中在最為關鍵的工作上，從而避免浪費時間。通過學習與時間管理的理念和工具方法，深度揭示時間管理的常見障礙及如何克服這些障礙的技巧，幫助管理者提升工作效率和效果。

課程收益：

● 建立正確的時間管理理念。

● 掌握實用有效的時間管理方法和技巧，提高時間管理技能。

● 減少工作中的時間浪費，改變拖延習慣，排除干擾因素。

● 學習妥善安排工作優先順序，讓工作更有效率。

● 養成高效處理日常管理事務的習慣，最有效的利用時間。

課程時間：1天，6小時/天

課程對象：企業各層級管理者，以中層管理者/基層管理者/儲備管理人員為主。

課程方式：講師講授40%，學員互動60%（案例討論+角色練習+視頻互動+情景模擬）

導入：認識時間管理

一、認識時間

1. 總量不變

2. 不可蓄積

3. 無法取代

4. 不可挽回

二、時間管理

時間管理的本質：自我管理

——時間管理對于管理者的重要性

三、效率與效能

四、時間管理的歷程

1．第一代時間管理理論是備忘錄型

2．第二代時間管理理論是記事簿型

3．第三代時間管理理論是ABC分類時間管理法

4．第四代時間管理理論羅盤理論什么是效能

案例：劍橋學生問馬云、你的每分鐘價值

測試：你的時間管理水平如何----李寶夫時間問卷

第一講：時間管理的正負清單

一、負面清單

1. 目標不清

2. 患得患失

3. 精力無法集中

4. 拖延

5. 逃避

6. 完美主義

7. 事必親躬

8. 有求必應

二、正面清單

1. 通盤考慮

2. 要事優先

3. 合理授權

4. 集中注意力

5. 遵守計劃和靈活轉變

定律：帕金森定律、百分之三十定律

第二講：時間回顧的工具

一、即時記錄法

1. 隨時記錄自己的時間消耗情況，定期檢討

2. 保障時間記錄的真實性、準確性

3. 時間開銷記錄表

4. 浪費時間的三大原因

5. 管理者的五個時間黑洞

二、柳比歇夫法

1. 找出浪費時間的因素

2. 分析時間耗費的情況，重新制定計劃

3. 時間分析的五個自問

4. 利用時間的三大原則

第三講：時間排序的管理工具

一、西瓜芝麻法

1. 注重質量，追求高回報活動

2. 抵抗誘惑，放棄低回報活動

3. 時間排序的工具

二、要事第一法

1. 確定目標，通過排序列出最重要的事件

2. 制定時間計劃表，堅決執行

3. 處理工作的合理順序

三、6點優先工作制

案例：效率大師艾維利向美國鋼鐵公司提供咨詢

第四講：時間分配的管理工具

一、四象限法

1. 列一份計劃清單

2. 繪制矩陣草圖

3. 確定它們的優先順序及分配計劃時間

二、莫法特休息法

案例：《圣經新約》的翻譯者詹姆斯·莫法特

三、WLB法——工作與生活的平衡

1. 在工作和生活上投入的時間量分配平衡

2. 在工作和生活角色中投入程度平衡

3. 關于生活和工作的滿意度平衡

4. 職場人士每年時間的分配

第五講：時間專注的管理工具

一、聚光規則法

1. 帕累托原則（二八法則）

2. 把時間花費在對實現目標最重要的事情上

3. “時間塊”原理，把有限的時間聚焦到重要的目標上

4. 專注和執著是成功的關鍵，列出干擾因素

5. 通過對干擾因素的排序，找出排在前三位的干擾因素加以克服

6. 學會說“不”，減少別人打擾

二、番茄工作法

1. 番茄時間的概念

2. 自我掌控時間的三化

3. 每日番茄工作法流程

三、麥肯錫30秒電梯理論

第六講：時間管理的提升技能及實操

一、時間管理技能提升

1. 學會授權的技巧

2. 怎樣拒絕外界干擾

3. 會議的管理技巧

4. 電話時間管理技巧

5. Email處理時間管理技巧

二、計劃執行技巧

1. 執行原則：立即做

2. 執行速度：變數降到最低

3. 執行回顧：10個自問

課堂講授的主要工具名錄